Comment rédiger le cahier des charges d'une refonte de site ?

1. Cahier des charges, c'est quoi ?

Définition

"Le cahier des charges formalise les besoins dans le cas d'un projet de site web, d'intranet ou d'application mobile. Il présente le contexte, les objectifs à atteindre, le niveau de qualité, les contraintes et le périmètre du projet."

Le cahier des charges est donc un document qui reprend tous les objectifs, fonctionnalités et axes de votre futur site internet ainsi que les différentes contraintes techniques, de design et rédactionnelles à prendre en compte. Ce document a plusieurs atouts :

• Dans un premier temps, il vous permet de mieux comparer les différents devis demandés aux agences et autres prestataires. En effet, la description de votre demande étant la même pour tous, la base du devis est donc la même.
• Ensuite, il vous servira aussi de base de discussion sur votre projet et vos besoins. Une agence web ou un prestataire va se servir de cette base pour vous proposer des alternatives qui peuvent être plus optimisées, plus "user friendly", plus fonctionnelles ou encoure moins coûteuses.
• Enfin, il vous permet aussi de voir l’avancement de votre projet et de prioriser certains aspects par rapport à d’autres. Le tout dans le but de sortir au plus vite une version fonctionnelle que vous améliorerez par la suite. Il est donc important de le rédiger le plus tôt possible.

Autre aspect pratique du cahier des charges, il vous permet de vous poser les bonnes questions avant de vous lancer sur la conception de la refonte de votre site internet. Les questions auxquelles vous devez vous confronter sont :

• Quel est mon besoin actuel ?
• Quels sont les objectifs de la refonte de site ?
• De quoi ont besoin les clients et est-ce que leurs besoins ont évolué ces derniers mois ?
• Suite à mon audit SEO, ai-je besoin d’améliorer mon référencement ?
• Est-ce que l’identité de mon site va changer ? Nouveau logo ? Nouvelles couleurs ? Nouvelles typographies ?
• Etc.

2. Explications et composition d’un cahier des charges

2.1 Le cahier des charges fonctionnel

Ce type cahier des charges permet de détailler l’ensemble d’un projet : du début du projet jusqu’aux livrables, en y détaillant tous les besoins.

Voici une liste d'éléments à retrouver dans le type de cahier des charges :

2.2 Le cahier des charges technique

Ce deuxième type de cahier des charges s’adresse particulièrement aux profils techniques comme les développeurs. Il détaille toutes les demandes et contraintes techniques de votre projet. Ce type de cahier des charges doit être réalisé par une personne ayant un bagage technique afin de comprendre ce qu'elle écrit mais aussi d’être sûr de la qualité du contenu indiqué.

On retrouve dans ce cahier des charges :

• L’environnement technique actuel du site.
• L'environnement technique voulu pour la refonte du site internet.
• Les langages utilisés et pour chacun leur version.
• La liste des fonctionnalités détaillées à développer pour la refonte du site.
• Les contraintes liées à la sécurité dans le développement du projet.
• Les modalités de développement.

3. Comment concevoir un cahier des charges ?

Nous vous conseillons de mixer les cahiers des charges fonctionnel et technique afin d'avoir un cahier des charges complet et détaillant au mieux l'ensemble de la refonte. Voici le détail de chacune des parties.

3.1 Présentation du projet

Sur la première page de votre document, présentez votre entreprise ainsi que votre projet. Vous n’avez pas besoin de faire une grande description, allez à l’essentiel pour que votre lecteur comprenne vite votre activité. Ensuite, expliquer les raisons pour lesquelles vous voulez faire une refonte de votre site internet et enfin présentez votre cible. Vous pouvez la détailler grâce aux critères suivants :

• Âge
• Sexe
• BtoB, BtoC, les deux
• Habitudes de consommation
• Lieux de vie
• ...

Listez aussi vos concurrents et ce qui vous différencie d’eux (offre, message, communication, cible, ect.). Ensuite, détaillez votre stratégie marketing et vos canaux de communication : cela va permettre à votre prestataire de mieux comprendre votre vision et/ou de mieux vous guider et conseiller.

Pour finir, présenter l'ensemble des interlocuteurs du projet (internes ou externes à l’entreprise) en indiquant :

• Nom
• E-mail
• Rôle dans le projet.

Cela permet au prestataire de s’adresser directement à la bonne personne en cas de demande particulière. C’est un vrai gain de temps !

3.2 Besoins du site

Les besoins de votre site peuvent être multiples ou au contraire uniques. Voici quelques exemples de besoins :

• Avoir de nouveaux clients
• Promouvoir un nouveau produit
• Conquérir un nouveau marché
• Créer ou augmenter sa notoriété
• Acquérir des e-mails de prospects

À cette étape, vous pouvez aussi définir d’autres besoins tels que :

• Besoin d’un hébergement ?
• Besoin d’une formation sur l’outil gérant votre refonte ?
• Besoin de maintenance mensuelle ? Annuelle ?

3.3 Besoins de l’utilisateur

Les besoins de vos utilisateurs ne sont pas forcément les mêmes que ceux du site.

Pour ce faire, analysez votre site internet actuel en regardant :

• Comment naviguent vos utilisateurs ?
• Où ils s'arrêtent de naviguer ?
• Quel est le taux de rebonds ?
• Est-ce qu’ils remplissent le formulaire de contact ?
• Sont-ils inscrits à votre newsletter ?
• ...

Vous devez aussi vous demander pourquoi vos prospects doivent venir sur votre site et pas chez votre concurrent ? Demandez-vous si votre support est assez compréhensible ? Réfléchissez au besoin d’un chat bot par exemple.

3.4 Objectifs et KPI

Il n'est pas essentiel mais plutôt intéressant de définir le plus tôt possible les KPI de votre futur site internet. Vous pourrez ensuite suivre l'avancement de ses données de façon hebdomadaires, mensuelles ou encore annuelles. Cela permet de voir la santé de votre site et son évolution au cours des semaines.

Voici quelques données auxquelles il faut réfléchir :

• Le nombre de visiteurs
• Le nombre de ventes
• Le taux de rebond
• Le nombre de prises de contact
• Le coût de votre panier moyen

3.5 Analyse fonctionnelle

L'analyse fonctionnelle consiste à travailler sur le tunnel de vente de votre site. Prenons l’exemple d’un site e-commerce :

3.6 Contraintes

Vous ne devez pas oublier cette partie qui est l'une des plus importantes. Même s'il est souvent difficile de le faire, vous devez définir différentes contraintes liées à votre refonte de site :

• Techniques
• Budgétaires
• Temporelles
• Humaines

3.7 Charte graphique

Ici, nous parlons design ! Si vous n’avez pas de charte graphique, indiquez-le. Votre prestataire pourra soit la réaliser soit vous orienter vers une personne réalisant ce type de prestation. Dans ce cas, indiquez ce que vous aimeriez avoir comme logo ou des exemples de choses que vous aimez (couleur, forme, typographie, slogan, ...).

Au contraire, si vous avez une charte graphique, il faut indiquer dans le cahier des charges les informations suivantes :

Voici 2 exemples de charte graphique

• Université de Nantes
• NJORD

3.8 Ergonomie

Pour travailler sur l'ergonomie de votre site internet, posez-vous les bonnes questions. À savoir :

• Comment les utilisateurs vont-ils naviguer sur mon site ?
• Ont-ils besoin d’un module de recherche pour trouver l'information plus facilement ?
• Ma typographie est-elle adaptée à mon contenu ?
• Mes couleurs reflètent-elles bien mon business ?
• Mes menus, sont-ils bien pensés ?
• Est-ce que l'information est facile à trouver ?
• Ai-je assez de "call to action" ? Sont-ils bien placés ?
• Est-ce qu'avoir un plan sur ma page contact c'est judicieux ?

Pour des cas plus particuliers, dans un e-commerce, les utilisateurs ont-ils besoin d'avoir des suggestions de produits similaires ?

Pour un blog, est-ce que les articles ont besoin d'être triés par tags ?

3.9 Contenus

Deux cas s'offrent à vous. D'un côté, vous avez du contenu. Demandez-vous si :

• Est-il en accord avec les objectifs de la refonte ?
• Est-il adapté pour le web ?
• Est-il adapté pour le SEO ?
• Avez-vous bien les droits d’auteur sur le contenu : typographie, images, rédaction des textes, création des illustrations ?

D'un autre côté, vous n’avez pas de contenu. Vous devez donc réfléchir au contenu à créer et à qui vous allez faire appel pour créer se contenu.

Quand on parle de contenu, on parle de :

• Textes
• Photos
• Illustrations
• Vidéos
• Animations
• Podcast

3.10 Informations techniques

Vous devez présenter les aspects techniques de votre futur site. Dans un premier temps, votre nom de domaine : est-il toujours disponible ? Ensuite, chez qui votre site est-il hébergé et est-ce que cet hébergement doit être pris en charge par le prestataire ?

Vous devez aussi penser à tous ces points :

• L’environnement technique actuel du site.
• L'environnement technique voulu pour la refonte du site internet.
• Les langages utilisés et pour chacun leur version.
• La liste des fonctionnalités détaillées à développer pour la refonte du site.
• Les contraintes liées à la sécurité dans le développement du projet.

3.11 Planning et budgets

Dernière étape et pas la plus simple, il s'agit de définir un budget moyen et un planning. Indiquer votre budget n'est pas péjoratif, au contraire !

Cela va permettre à votre futur prestataire de vous proposer le devis le plus adapté en fonction du budget alloué. Renseignez aussi vos délais et les dates clé du projet pour que le prestataire puisse vous indiquer si c’est faisable ou non pour lui.